Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 09/04/2025

La présente politique de confidentialité vise à informer les utilisateurs de la plateforme EBN, gérée par l’association neogeek, sur la collecte, l’utilisation, la conservation et la protection de leurs données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

1. Responsable du traitement

NEOGEEK ASSOCIATION (NGA), association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, enregistrée en Préfecture du Nord sous le numéro W595028085, dont le siège est situé 4 rue de la Bascule à La Bassée (59480), représentée par Guillaume MARSY, son président :

2. Données collectées

Dans le cadre de l’inscription et de la participation bénévole, la plateforme EBN peut collecter les données suivantes :

Nom et prénom
Âge et date de naissance
Adresse postale
Numéro de téléphone
Disponibilités
Taille de t-shirt (pour la logistique)
Informations médicales importantes (uniquement à des fins de suivi et d’organisation, visibles uniquement par les chefs d’équipe et administrateurs autorisés)

3. Finalités du traitement

Les données sont collectées pour les finalités suivantes :

Gérer les inscriptions et profils des bénévoles
Organiser les événements et planifier les équipes
Assurer un suivi logistique (badges, t-shirts, documents administratifs)
Communiquer avec les bénévoles
Garantir la sécurité et le bon déroulement des événements (notamment via les données médicales, si nécessaire)

4. Base légale du traitement

Le traitement des données repose sur le consentement de l’utilisateur au moment de son inscription, et sur l’intérêt légitime de l’association pour organiser ses activités bénévoles et assurer la sécurité des participants.

5. Destinataires des données & services tiers

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées :

Administrateurs de la plateforme
Chefs d’équipe (accès limité aux membres de leur équipe)
Membres autorisés du bureau de l’association neogeek

Services tiers utilisés

Hébergement : o2switch (France, conforme RGPD)
Emailing : MailPoet (WordPress, conforme RGPD)
Stockage de documents : Google Drive (pour conventions, documents administratifs)
CRM interne : Notion (suivi des bénévoles, archivage interne)

Transferts hors UE

Les services Google Drive et Notion, bien que conformes aux bonnes pratiques, peuvent impliquer un transfert de données vers les États-Unis. Ces services s’appuient sur les clauses contractuelles types de la Commission Européenne pour encadrer ces transferts.

6. Durée de conservation des données

Les données de compte sont conservées pendant un (1) an après la dernière activité ou connexion. Passé ce délai, le compte est automatiquement supprimé, ainsi que les données associées.
Les données administratives (conventions, dossiers bénévoles) conservées sur Google Drive et Notion peuvent être gardées de manière indéfinie, uniquement à des fins internes d’archivage.

7. Cookies et traceurs

La plateforme EBN utilise des cookies techniques pour assurer son bon fonctionnement. Ces cookies sont liés notamment à :

La gestion des sessions (connexion, sécurité)
L’optimisation des performances (via WP Rocket)
L’affichage personnalisé (via BuddyBoss / Elementor)

Aucun cookie publicitaire ou de profilage n’est utilisé.
Un bandeau d’information peut apparaître lors de votre première visite afin de gérer votre consentement.

8. Accès aux données personnelles

L’accès aux données est limité par rôles :

Administrateurs : accès complet (y compris aux données sensibles)
Chefs d’équipe : accès aux données utiles pour gérer leur équipe
Bénévoles : accès restreint aux profils publics des autres membres (sans infos sensibles)

Les bénévoles peuvent envoyer des messages à d’autres membres via la messagerie interne, dans le respect de la charte de bonne conduite.

9. Droits des utilisateurs

Chaque utilisateur dispose des droits suivants :

Droit d’accès à ses données
Droit de rectification (modification possible depuis l’espace personnel)
Droit à la suppression (demande de suppression du compte)
Droit à la portabilité (export des données)
Droit d’opposition ou de limitation

Les utilisateurs peuvent également :

Signaler un contenu inapproprié ou un membre
Contacter l’association pour toute demande relative à leurs données

Ces demandes peuvent être adressées depuis l’espace personnel ou par e-mail à :
📧 [adresse e-mail de contact]

10. Mise à jour de la politique de confidentialité

L’association neogeek se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment.
En cas de modification majeure, les utilisateurs seront informés par e-mail ou via un message sur la plateforme.